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Der Briefbogen
Menschen kommunizieren gerne miteinander. Das kann verbal im persönlichen Gespräch oder am Telefon sein. Andere ziehen das Schreiben von Briefen vor. Schriftliche Kommunikation ist die Regel im geschäftlichen Bereich. Jeder Brief ist ein Dokument, das Informationen, Vertragsbedingungen oder andere wichtige Sachverhalte beinhaltet. Während Privatpersonen auf den Briefbogen mehr auf das Aussehen legen; ist der Briefbogen für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler gleichzeitig das Erscheinungsbild des Absenders.
Papier in DIN-A4
Ein Briefbogen besteht aus einem Blatt Papier, üblicherweise im DIN-A4-Format und findet hauptsächlich in der Farbe Weiß Verwendung. Verschiedene Grundfarben kommen beim Briefbogen vor, da ein farbiger Briefbogen eleganter wirkt. Farbige Briefbogen sind beim geschäftlichen Schriftverkehr eher die Seltenheit, da der Inhalt relevant ist. Heute hat die Mehrzahl der Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler den Briefbogen mit all seinen Komponenten im Computer gespeichert; fertig zum Beschreiben und Ausdrucken.
Wie sieht ein Briefbogen aus?
Während ein „normales“ Blatt Papier 80 Gramm je Quadratmeter schwer ist, nutzen verschiedene Firmen für ihre Briefbogen schwerere Ausführungen. Meist handelt es sich hierbei um Papier, das 100 oder 120 Gramm pro Quadratmeter schwer ist. Andere Unternehmen lassen Briefbogen drucken und verwenden diese für den Schriftverkehr. Briefbogen gibt es in verschiedenen Formaten; in der Regel verwenden Unternehmen das DIN-A4-Format, das sich leichter bedrucken lässt als kleinere Formate. DIN A4 ist ein Format mit den Maßen 210 x 297 Millimeter und damit das gängigste Format.
Informationen auf dem Briefbogen
Die im privaten Briefwechsel genutzten Briefbogen brauchen kein besonderes Outfit. Name und Anschrift des Absenders reichen im privaten Schriftverkehr grundsätzlich aus. Anders verhält es sich im Business-Bereich. Neben der genauen Firmierung des Absenders ist ebenfalls die Rechtsform des Unternehmens im Layout des Briefkopfes enthalten ebenso wie die Umsatzsteuer-Indentifikationsnummer, Bankverbindung sowie die Kommunikationsdaten. Das Layout des Briefkopfes eines Unternehmens entspricht dem, das sich auf Visitenkarten, Internetauftritten, Werbemittel und anderen Kommunikationsmitteln befindet. Unternehmen legen Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild, das sogenannte Corporate Design.
Empfängeranschrift
Unterhalb des Briefkopfes ist ein Feld für die Empfängeranschrift vorhanden. Dieses Feld ist so angelegt, dass beim Falten des Bogens die Anschrift des Empfängers im Sichtfenster des Briefumschlags erscheint.
Gestaltung
Es bleibt dem Absender überlassen, wie er seinen Briefbogen gestaltet. Die Regel ist, dass entweder unterhalb oder am rechten Rand Platz für Datum, Name des Sachbearbeiters und dessen Durchwahl vorhanden ist. Unterhalb dieser Zeile befindet sich die Rubrik „Betreff“. Der Begriff „Betreff“ wird zwar nach DIN 5008 nicht mehr geschrieben; jedoch die entsprechenden Daten finden in dieser Zeile ihren Platz.
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