Ratgeber
Der Briefbogen – Zusammenfassung
Die Form und Gestaltung eines Briefbogens, der für den geschäftlichen Schriftverkehr dient, bestimmen die Normen DIN 476 und 5008. Die DIN 476 regelt die Papierformate, während die DIN 5008 den größten Teil der Briefbogengestaltung beinhaltet. Ein Briefbogen besteht aus einem Blatt Papier mit dem Format DIN A4 und ist hauptsächlich in Weiß gehalten. Einige Unternehmen und Freiberufler verwenden auch farbige Briefbogen, wobei hier Pastellfarben den Vorzug erhalten. Das DIN-A4-Format ist 210 Millimeter breit und 297 Millimeter hoch und das gängigste Format. Das liegt hauptsächlich daran, dass Drucker auf dieses Format ausgerichtet sind.
Inhalte
Briefbogen für den privaten Schriftverkehr unterliegen keiner Norm und keinen gesetzlichen Bestimmungen. Hier reicht es, wenn der Schreiber seinen Namen und seine Anschrift als Absender vermerkt. Anders sind die Bestimmungen für den geschäftlichen Schriftverkehr. Hier müssen zwingend neben der genauen Firmierung, Rechtsform, Anschrift und Kommunikationsdaten des Unternehmens auch die HR-Nummer, das Registergericht, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die Bankverbindung angegeben werden.
Einheitliches Design
Beim Entwerfen des Layouts nutzen die Entwerfer die Vorteile, die das Corporate Design bietet. Mit diesem Design erhalten sie ein einheitliches Layout für Schriftstücke, die das Unternehmen verlassen. Das gilt für Visitenkarten, Werbemittel und Briefbogen, aber auch für den firmeneigenen Internetauftritt. Dieses einheitliche Erscheinungsbild hat einen Wiedererkennungswert für den Empfänger des Schreibens, das gleichzeitig ein werbewirksames Mittel darstellt.
Werbewirksamkeit
Um die Werbewirksamkeit und den Wiedererkennungswert zu optimieren, entwerfen Unternehmer und Freiberufler ein Logo, das mit ihrer Firmierung harmoniert. Ein interessantes, farblich attraktives Logo fördert den Wiedererkennungswert, wie es beispielsweise bei bekannten Marken der Fall ist. Zwingend vorgeschriebene Inhalte für Gesellschaften finden sie in den Gesetzestexten vom Handelsgesetzbuch, Aktiengesetz und GmbH-Gesetz.
Die Normen
Die DIN 676 hat das Institut für Normung überarbeitet und einen Teil dieser Norm in die Norm DIN 5008 integriert. Briefbogen, die nach diesen Normen entworfen wurden, passen problemlos in einen genormten Fensterbriefumschlag. Das Adressfeld mit der Empfängeradresse ist im Fenster des Umschlags sichtbar.
Entwerfen des Briefbogens
Einen Briefbogen nach den vorgeschriebenen Normen zu entwerfen ist in der Regel nicht problematisch. Oft ist es der Fall, dass die zwingend vorgeschriebenen umfangreicher sind, als es der vorhandene Platz ist. Hier bietet sich eine Teilung an, indem Sie Daten wie Bankverbindung, HR-Nummer, Registergericht und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in die Fußzeile verlegen. Mit dieser Maßnahme lockern Sie die Gestaltung auf und haben dennoch alle zwingend vorgeschriebenen Daten im Briefbogen untergebracht. Ihren Brief gestalten Sie nach den Regeln der Norm DIN 5008; weitere Informationen finden Sie im bei Formblitz.